Chcete se vyhnout zbytečným sankcím, ztrátám a dalším hrozbám pro Vaše podnikání ?Jak to máte s compliance, nebo-li nastavení firemního jednání a standardů v souladu s pravidly a zákonnými předpisy a požadavky, ve své společnosti vy? Začínáte a potřebujete pomoct s jeho nastavením? Nebo máte již zavedenou firmu a chcete ověřit, zda její compliance systém vyhovuje moderním standardům a situaci na trhu? Potom neváhejte a obraťte se na nás! Na podnikatele je ze strany státních orgánů a zákonných předpisů kladeno mnoho požadavků, jejichž nedodržení je sankcionováno nejenom formou finančního, ale i trestněprávního postihu.
Co je compliance ?
Compliance je obecný výraz pro soulad s pravidly. V podnikatelské sféře se tím pak rozumí především jednání společnosti a jejích zaměstnanců v souladu s právními předpisy a vnitropodnikovými směrnicemi, ale také soulad s firemními etickými kodexy. Téma compliance, ačkoliv se tak může na první pohled zdát, není ryze právní tématikou, ale má svůj původ v oblasti korporátního řízení (Corporate Governance). Pro ucelený systém organizačních compliance opatření uvnitř společnosti se ve světě zažil výraz Compliance Management System (zkráceně CMS). Jedná se o rozsáhlý compliance program, který má za úkol zajistit pomocí nejrůznějších nástrojů dodržování právních, etických a jiných pravidel v dané společnosti.
Jaký je přínos compliance programu pro mou firmu ?
Správně navržený a zavedený compliance program působí jako velice silný ochranný štít. Je zejména účinnou prevencí proti výskytu korupčního či jinak firemně nežádoucího jednání a pomáhá tak výrazně snížit především následující rizika:
- vznik trestní odpovědnosti společnosti (včetně jejích statutárních orgánů a zaměstnanců)
- uložení sankcí ze strany státních orgánů
- poškození dobrého jména firmy (např. formou negativní publicity)
- vznik majetkových škod a únik finančních prostředků
- nevýhodné právní postavení (např. v důsledku nevýhodné či neplatné smlouvy)
Existence správné compliance strategie ve společnosti je současně vyjádřením kvality a vyspělosti firemní kultury a firemní etiky založené na dodržování pravidel. Zkušenosti ze zahraničí ukazují, že z dlouhodobého pohledu compliance také přispívá ke zvýšení hodnoty firmy a představuje konkurenční výhodu.
Proč je compliance důležité pro jednatele a statutární orgány společnosti ?
Jak občanský zákoník, tak zákon o obchodních korporacích a družstvech vymezují povinnosti členů orgánů společnosti. Zákon č. 89/2012 Sb. („NOZ“) stanoví, že ten, kdo přijme funkci voleného orgánu, se zavazuje, že ji bude vykonávat s nezbytnou loajalitou i s potřebnými znalostmi a pečlivostí. Pokud člen orgánu porušil při výkonu funkce tyto povinnosti a vznikla v tom důsledku škoda, je povinen škodu společnosti nahradit. V případě, že takovou škodu nenahradí, ručí věřiteli společnosti za její dluh, a to v rozsahu, v jakém škodu nenahradil, pokud se věřitel plnění na právnické osobě nemůže domoci.
Zákon č. 90/2012 Sb. („ZOK“) blíže definuje podmínky, aby bylo jednáno pečlivě a s potřebnými znalostmi. Pečlivě a s potřebnými znalostmi jedná ten, kdo mohl při podnikatelském rozhodování v dobré víře rozumně předpokládat, že jedná informovaně a v obhajitelném zájmu společnosti. Ani takové jednání však není pečlivé, pokud nebylo učiněno s nezbytnou loajalitou. ZOK specifikuje péči řádného hospodáře. Při posouzení, zda člen orgánu jednal s péčí řádného hospodáře, se vždy přihlédne k péči, kterou by v obdobné situaci vynaložila jiná rozumně pečlivá osoba, byla-li by v postaveni člena obdobného orgánu obchodní korporace. Pokud dojde k soudnímu řízení, ve kterém bude posuzováno, zda člen orgánu společnosti jednal s péčí řádného hospodáře, ponese důkazní břemeno tento člen a bude tedy muset prokázat, že skutečně vynaložil tuto péči. Důkazní břemeno člen orgánu neponese, pokud soud rozhodne, že to po něm nelze spravedlivě požadovat.
NOZ i ZOK přicházejí se zvýšenou odpovědností jednatelů společnosti s ručením omezeným. Pokud jednatel vykonává svou funkci v souladu se všemi zákonnými požadavky, tedy s nezbytnou loajalitou, s potřebnými znalostmi a pečlivostí a s péčí řádného hospodáře, nová odpovědnost vůči věřitelům se na něj nevztahuje a setrvává pouze ručení za dluhy společnosti do výše nesplněné vkladové povinnosti. Pokud však jednatel v některých z těchto povinností pochybí, může za to nést osobní následky.
Protože podle nové legislativy může být jednatelem, členem představenstva či členem dozorčí rady i právnická osoba (například jiná společnost či družstvo), může být otázka povinnosti řádného hospodáře komplikována tím, že na jednáních příslušného orgánu právnickou osobu zastupuje jí zmocněná fyzická osoba. Ta však dostává pokyny, jak má za právnickou osobu jako za clena orgánu jednat. Zákon sice stanoví, že zvolená právnická osoba a její zástupce nahradí způsobenou újmu společně a nerozdílně, ale zástupce nemusí pokyn právnické osoby respektovat, pokud by nejednal s péčí řádného hospodáře.
Podle ZOK je možné, aby soud na návrh insolvenčního správce nebo věřitele s.r.o. rozhodl, že jednatel (nebo i bývalý jednatel) ručí za splnění jejich povinností, a to při splnění těchto podmínek: 1.) bylo rozhodnuto, že společnost s ručením omezeným je v úpadku, 2.)jednatel nebo bývalý jednatel společnosti s ručením omezeným věděl nebo měl a mohl vědět, že je společnost s ručením omezeným v hrozícím úpadku, a v rozporu s péčí řádného hospodáře za účelem jeho odvrácení neučinil vše potřebné a rozumně předpokládatelné.
Uvedené se nevztahuje na jednatele nebo bývalého jednatele společnosti s ručením omezeným, který byl do funkce prokazatelně zvolen za účelem odvrácení úpadku nebo jiné nepříznivé hospodářské situace společnosti s ručením omezeným a svou funkci vykonával s péčí řádného hospodáře.
Proč je potřeba správná compliance strategie v českém podnikatelském prostředí ?
Od 1. ledna 2012 platí v ČR zákon o trestní odpovědnosti právnických osob, který po vzoru zahraničních právních úprav zavádí zcela nové pojetí odpovědnosti obchodních korporací za “své” jednání, čímž fakticky staví základy pro implementaci compliance programů do firem.
Výsledkem je, že pokud společnost neprokáže, že přijala dostatečná preventivní a kontrolní opatření, která směřují k zamezení či zabránění její trestní odpovědnosti, může taková společnost být sama trestně odpovědná za protiprávní jednání svých manažerů, ale klidně i řadových zaměstnanců. Důsledkem takové trestní odpovědnosti pak může být kromě samotného zahájení trestního stíhaní také kriminalizace dosavadní činnosti společnosti a diskvalifikace mezi stávajícími obchodními partnery.
Compliance programy však nestojí jen na trestněprávních předpisech, ale pokrývají daleko širší pole jako například hospodářskou soutěž, ochranu dat, smluvní právo a mnoho dalších oblastí.
Kvalitně navržený compliance program působí jako kvalitní prevence proti sociálně patologickým a nežádoucím právním jevům uvnitř společnosti. Compliance programy nespočívají pouze v trestněprávních předpisech, ale v mnoha dalších odvětvích, jako je hospodářská soutěž, ochrana dat, smluvní právo atd. Jeho dalším cílem je zamezení výskytu korupčního, či jinak firemně nežádoucího jednání a dalších rizik pro firmu. Efektivní firemní compliance program od dobře zpracovaných etických kodexů až po vyvážený systém vymáhání odpovědnosti je základem kvalitního, úspěšného a bezpečného řízení Vašeho podnikání.
Co Vám v oblasti compliance můžeme nabídnout ?
Udržet krok s dobou a dostát nejmodernějším požadavkům které jsou na podnikatele kladeny však není jednoduchý úkol. Nejste na to sami, rádi Vám pomůžeme a poradíme. Navrhneme compliance program na míru Vašemu podnikání. Při zavádění compliance programů dbáme individuálních požadavků klienta a zároveň se snažíme o co nejmenší administrativní zásah do běžného chodu společnosti.
Součástí zavádění compliance programů následující aktivity:
- analýza existujících compliance rizik,
- vypracování konceptu compliance programu na míru,
- implementace compliance programu včetně jeho vhodné komunikace a proškolení,
- následná kontrola účinnosti přijatých compliance opatření.
Proč je aplikace compliance ve firmě důležitá? Je to nutné?
Zkuste si představit situaci, kdy k vám do firmy přijde nečekaná kontrola dozorového orgánu anebo kontrolního orgánu státní správy, celní a daňová kontrola, nebo například kontrola čerpání dotací z Evropské komise. Jak budete reagovat? A co třeba zahájení trestního řízení s vaší obchodní společností na základě zákona o trestní odpovědnosti právnických osob? Co teď? Pro většinu podnikatelů je tento scénář noční můrou, nemusí tomu tak ale nutně být – při správně nastaveném compliance by taková situace neměla vyústit v nic špatného. Všichni pracovníci od řadových zaměstnanců po nejvyšší management by však měli být o vnitřních pravidlech dostatečně poučeni a motivováni je dodržovat. Proto se na firemní compliance rozhodně nevyplatí šetřit. Firma sice ušetří částku v řádech tisíců korun, ovšem v případě ohrožení se může ve svém důsledku vystavit i riziku nutnosti ukončení podnikatelské činnosti.